UniProfs projecten: een kijkje in de keuken van managed services

Stap voor stap door een project

Een belangrijke voorwaarde voor deze samenwerking waren onze ISO- en NEN-certificeringen. Niet onbegrijpelijk, want een zorgpartij werkt met gevoelige informatie, zoals medische gegevens van klanten. De beveiliging moet daarom aan strenge richtlijnen voldoen. De invalshoek van het project is bepaald op basis van het klantdoel: professionalisering van de IT-omgeving voor de medewerkers. Daarom is er gekozen voor onze Managed Services, met daarin onze Managed User en Managed Workstation.

Assessment en planning

We begonnen met een interne kick-off voor alle betrokken UniProfs-collega’s. Welke diensten gaan we leveren, op welke locaties zit het personeel en met hoeveel gebruikers houden we rekening?

“De hele digitale omgeving wordt gecheckt. Zelfs je Smart-koffiezetapparaat en je slimme thermostaat pakken we mee.”

Kees: “Zoals bij de meeste projecten, is één van onze project engineers na de interne kick-off op locatie langsgegaan, specifiek toen alle medewerkers aanwezig waren. Het ging om 12 vaste medewerkers, werkend op één locatie, die allemaal een laptop gebruiken. Daarbij heeft hij RMM-software (Remote Managing and Monitoring software) op de laptops geïnstalleerd en de digitale omgeving geïnventariseerd. Welke apparaten heb je, waar zitten de switches, welke printers, software en licenties gebruik je? Hoe ziet de netwerkbekabeling eruit? Alles wat in verbinding staat met de digitale omgeving checken we. Zelfs je Smart-koffiezetapparaat en je slimme thermostaat pakken we mee. Door alles tot in detail in kaart te brengen, verloopt een migratie vlekkeloos. En hebben we in ons systeem een compleet overzicht opgebouwd van de klantomgeving”.

Voortgang

Kees: “Gedurende het project heb ik nauw contact met de klant. We bespreken hoe de samenwerking is en hebben het over de projectvoortgang. Zo merkten we tijdens het project dat de security van de zorgverlener te wensen overliet. De beveiliging was niet optimaal ingericht. Uit veiligheidsoverwegingen adviseerden we daarom de antivirussoftware te vervangen door het product wat wij leveren en een nieuwe Firewall. Wij gebruiken hiervoor Sophos-producten, die erg goed op elkaar zijn afgestemd. Ook ontdekten we dat de klant veel softwarepakketten gebruikt, waar we een optimalisatieslag in kunnen maken. Hetgeen weer ten goede komt aan de beheers- en licentiekosten.”

Eigen proces bouwen

“Verder leggen we alle procedures bloot. Hoe is het bijvoorbeeld geregeld als er een nieuwe werknemer begint? Of als een nieuwe printer aangesloten wordt? Daar bouwt UniProfs zijn eigen proces omheen. Voor deze zorgverlener hebben we van alle systemen en processen een beschrijving gemaakt in onze eigen omgeving. Met het programma ITGlue hebben we alle data rondom hardware, internetverbindingen en switches, maar ook de klant-procedures en -processen, overzichtelijk op één plek. Als de klant informatie of hulp nodig heeft, zijn we met drie muisklikken bij de benodigde data.”

“Onze Managed Services zijn daarmee van grote waarde voor de klant. Ze hebben nu een professionele IT-omgeving, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan het leveren van goede zorg. Zelfs tijdens de migratie en het onderhoud heeft de klant geen last gehad van een verstoorde bedrijfscontinuïteit.”

Resultaat

Tot slot blikt Kees terug op het resultaat: “Alle laptops werken nu gecontroleerd en veilig. Er is een bundel van de écht waardevolle licenties gekozen, de rest werd opgezegd. Wij handelen nu de IT-vraagstukken af en zorgen dat alles op rolletjes loopt via onze Managed Services. En als er iets beter of efficiënter kan, dan kloppen wij altijd aan bij de klant. Een echte win-win-win situatie!” Wil je meer weten of heb je interesse? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.