UniProfs Operations: nóg meer operationele efficiëntie en optimale service

Afgelopen jaren heeft UniProfs altijd gewerkt met twee afdelingen. ‘Managed Services’ en ‘Projecten’. Dat waren écht twee afzonderlijke teams. En daar zat letterlijk én figuurlijk een muur tussen. Het bleef soms haken op details of de overdracht van taken. En dat maakte de keuze voor een samensmelting vanzelfsprekend. Om het nut ervan uit te leggen, kijken we even naar de exacte taken van beide afdelingen.

1. Managed Services gaat over continu beheer. Tickets en vragen worden opgepakt en afgehandeld. Het is jouw IT-afdeling op afstand.
2. Bij Projecten gaat het altijd over het uitvoeren van een afgekaderde opdracht bij een klant. Denk hierbij aan een migratie naar de cloud of een nieuwe digitale infrastructuur, met een vooraf gesteld budget en planning.

Beide type werkzaamheden blijven gewoon bestaan, alleen de teams zijn sinds kort samengevoegd. Zo verbeteren we de volgende punten

•  Betere afstemming en betrokkenheid tussen teamleden
•  Meer kennisdelen tussen teamleden
•  Efficiëntie en flexibiliteit
•  Interactie en teamspirit

“Elke ochtend beginnen we nu met een korte stand-up”, vertelt Kees. “Wat is de rol van iedereen die dag en wat zijn jouw taken? Mensen die met tickets bezig zijn, weten wie er bij welke klant met een project bezig is. En natuurlijk andersom net zo. Het versterkt niet alleen de teamspirit. We hebben nu ook veel beter op het netvlies wie met welke taak bezig is. En dan gaat schakelen en ingrijpen een stuk vlotter en beter!”

“Zo zijn we bezig met een project bij een nieuwe klant”, begint Kees. “Vanmorgen was daar een storing vanuit de oude IT-partij. Dat maakt het natuurlijk ingewikkeld. En die storing kwam bij ons serviceteam binnen. Onze collega trok meteen iemand van het project aan de mouw. Het resultaat? De storing was binnen een uur verholpen.”

“Die storing kwam bij ons serviceteam binnen. Deze was binnen een uur verholpen”

Bij UniProfs staat klanttevredenheid centraal, en we streven ernaar de service door de samensmelting van de afdelingen naar een hoger niveau te tillen. De nieuwe werkwijze zorgt ervoor dat onze medewerkers nauwer kunnen samenwerken, waardoor de service sneller en doeltreffender wordt. Dit zal resulteren in een verbeterde kwaliteit van klantondersteuning, omdat iedereen op de hoogte is van elkaars taken. Wij zijn vastbesloten om onze klanten een optimale ervaring te bieden door middel van een gestroomlijnde en hoogwaardige service.

Kees vervolgt zijn verhaal: “We profileren ons graag als één team, want alle UniProfs-medewerkers voelen dat ook zo. Het samenvoegen van de twee teams vergroot niet enkel de operationele efficiëntie. Het boost meteen het enthousiasme van het team. Het geeft ons het vermogen om sneller te reageren op veranderingen en klantwensen. Alle rollen zitten nu namelijk in één operationeel team. En we worden constant beter!”

“Zijn we er dan al? Zeker niet, we zijn immers net begonnen met deze werkwijze. Het kan altijd beter. We horen wat onze klanten ons vertellen over de dienstverlening, en passen hun input zo nodig toe op onze werkwijzen. Ons doel is immers de tevreden klant”.

“Eén van de redenen dat ik bij UniProfs ben gaan werken is de sfeer die het bedrijf uitstraalt”, besluit Kees. “Een andere is dat ik graag meebouw aan een organisatie. Het samen sterker maken van de onderneming, deze te laten groeien. Er zijn veel zaken goed geregeld, maar verbetering is altijd mogelijk. En er zijn best nog wat uitdagingen. Ik merk de steun van m’n team in mijn nieuwe rol. En dat geeft me energie. Al met al wordt 2024 een mooi jaar.”