Succesverhaal Boeder Incasso: als snel handelen het verschil maakt

Boeder Incasso is gespecialiseerd in complexe beslagleggingen, de uitvoering van vonnissen en maatwerkadvies voor bedrijven met incassovraagstukken. Het kantoor werkt met vijftien mensen vanuit één locatie en is in het dagelijkse werk sterk afhankelijk van goed functionerende IT. Voor eigenaar Oscar Boeder is dat heel concreet: als de systemen uitvallen, ligt het werk stil.

Juist daarom wil hij zich zo min mogelijk met ICT bezighouden. “Sinds de samenwerking met UniProfs hoef ik me geen zorgen te maken over de ICT-dienstverlening,” zegt hij. En precies daarin zit voor hem de waarde van de samenwerking. De basis moet kloppen, zodat de aandacht kan blijven gaan naar het werk waar zijn organisatie echt het verschil maakt.

In deze case lees je hoe een acute storing leidde tot een nieuwe samenwerking en waarom snelheid, bereikbaarheid en branchekennis voor Boeder Incasso zwaar wegen.

De samenwerking met UniProfs begon niet vanuit een lange selectieprocedure, maar vanuit een situatie waarin snel handelen nodig was. De vorige leverancier kreeg te maken met een acute hardwarestoring die langer dan 72 uur duurde. Daardoor stond Boeder Incasso volledig op zwart.

Oscar vertelt dat UniProfs juist op dat moment adequaat insprong. Terwijl de organisatie nog stillag, kwam er al een oplossing op tafel. “Daardoor konden we binnen 48 uur in ieder geval weer werken,” legt hij uit. Dat maakte meteen indruk. UniProfs zat al in zijn netwerk en na deze ervaring was de stap logisch om met een partij verder te gaan die laat zien dat ze onder druk kan leveren.

Voor Oscar draait een goede IT-partner niet alleen om techniek. Minstens zo belangrijk is dat een partij snel begrijpt wat er speelt. Hij zegt daar heel direct over: “Wij zijn goed in het werk dat wij doen en hebben geen verstand van het werk dat UniProfs doet.” Juist daarom moet een ICT-partner volgens hem aan een half woord genoeg hebben om een probleem goed op te lossen.

En dat is ook precies hoe hij UniProfs ervaart. Oscar noemt de organisatie “goed benaderbaar, toegankelijk en kort op de lijn”. Die combinatie klinkt eenvoudig, maar maakt in zijn ogen een groot verschil. Zeker in een organisatie waar je geen tijd wilt verliezen aan lange uitleg of onnodige omwegen als er iets geregeld moet worden.

Sinds de samenwerking met UniProfs hoef ik me geen zorgen te maken over de ICT-dienstverlening,”

Binnen Boeder Incasso speelt IT een rol in alle werkprocessen. Dat maakt de impact van uitval direct voelbaar. Want als de systemen eruit liggen, kunnen medewerkers hun werk simpelweg niet doen en komt de organisatie stil te staan.

Daar komt bij dat de branche te maken heeft met kwaliteitseisen zoals ISO en ISAE vanuit de beroepsorganisatie en de wet. Boeder Incasso wordt daar jaarlijks op geaudit. “De beroepsorganisatie en de wet stellen kwaliteitseisen waar we aan moeten voldoen en jaarlijks op worden geaudit,” vertelt Oscar. Juist daarom is het voor hem belangrijk dat UniProfs de certificeringen heeft die daarbij aansluiten. Zo draait het in de samenwerking niet alleen om werkende systemen, maar ook om vertrouwen in de basis.

Boeder Incasso neemt alle cloud-diensten af die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Voor Oscar zit de waarde van de samenwerking vooral in rust en continuïteit. “Sinds de samenwerking met UniProfs hoef ik me geen zorgen te maken over de ICT-dienstverlening,” zegt hij. “En dan kan ik me concentreren op het werk dat ik leuk vind.”

Weinig contact is hier juist een goed teken

Opvallend is dat Oscar weinig behoefte heeft aan veel contact. En juist dat ziet hij als positief. “Het contact is niet heel frequent en dat is ook wat ik verwacht,” vertelt hij. Voor hem moet het gewoon zonder veel gedoe worden uitgevoerd. Soms maakt een medewerker een ticket aan met een vraag en dat wordt dan adequaat afgehandeld. “Dat volstaat voor mij.”

Dat past bij de manier waarop Boeder Incasso naar dienstverlening kijkt. De samenwerking hoeft niet op de voorgrond te staan, zolang die doet wat nodig is. “Betrouwbaarheid betekent hier vooral dat medewerkers door kunnen werken en dat vragen goed worden afgehandeld zodra ze opkomen.”

Oscar noemt ook nog een ander punt dat de samenwerking makkelijker maakt: “UniProfs kent de wereld van deurwaarders. Wat ons kantoor nodig heeft, is voor UniProfs ‘redelijk rechttoe rechtaan’. Juíst omdat ze de branche kennen, referenties hebben van andere kantoren en weten wat daarvoor nodig is.”

Dat branchebegrip scheelt tijd en uitleg. Het maakt het eenvoudiger om snel tot de kern te komen en zorgt ervoor dat de dienstverlening beter aansluit op de dagelijkse werkelijkheid van Boeder Incasso.

Snel schakelen en begrijpen wat een klant zoekt

Als Oscar UniProfs in één zin moet typeren? “UniProfs is een organisatie die snel kan schakelen en begrijpt wat een klant zoekt.”

Dat was in eerste instantie belangrijk tijdens een acute storing, maar blijkt inmiddels net zo relevant in de dagelijkse samenwerking. Voor Boeder Incasso zit de waarde in een IT-partner die bereikbaar is, de context snapt en ervoor zorgt dat ICT geen blok aan het been wordt. Zodat de aandacht kan blijven gaan naar het werk dat ertoe doet.