1 | Wachten op AI is wachten op achterstand
Misschien voelt het alsof iedereen zich nog aan het oriënteren is. Maar de realiteit is dat steeds meer bedrijven AI al gebruiken in hun dagelijkse werk. Soms heel zichtbaar, bijvoorbeeld bij marketing of klantenservice. Soms stilletjes op de achtergrond, waar offertes sneller klaar zijn, rapportages eerder af zijn en vergaderingen sneller zijn samengevat.
Ben jij nog aan het kijken of je er iets mee wilt? Intussen zijn anderen al aan het leren wat wel en niet werkt voor hun organisatie. Zij bouwen ervaring op, stellen hun processen bij en raken eraan gewend om met AI te werken. Dát levert tijdwinst op. En het maakt hen wendbaarder als er nieuwe mogelijkheden bijkomen.
Een achterstand ontstaat niet in één dag. Die ontstaat in kleine keuzes. Nog een kwartaal wachten of geen tijd vrijmaken. Eerst andere projecten afronden. En intussen raakt je concurrent steeds beter ingespeeld op deze technologie.
Praktische tip: Kies één terugkerende taak waar veel tijd in gaat zitten. Denk aan offertes opstellen, standaardmailtjes beantwoorden of maandelijkse rapportages. Laat een collega met Microsoft 365 Copilot een eerste versie maken van precies die taak. Meet hoeveel tijd het scheelt ten opzichte van hoe je het nu doet. Als dat bevalt, maak je er een vaste werkwijze van. Zo leer je stap voor stap, zonder groot project, maar je voorkomt wél dat je altijd een stap achterloopt.
2 | Je betaalt waarschijnlijk al voor mogelijkheden die je niet gebruikt
Veel organisaties werken al jaren met Microsoft 365. E-mail, agenda, documenten, Teams, noem maar op. In die omgeving zitten steeds meer slimme functies, die je als een soort assistent kunt inzetten. Denk aan automatisch samenvatten, teksten laten herschrijven, presentaties laten voorbereiden of informatie uit documenten laten ophalen.
Toch wordt een groot deel van die mogelijkheden nauwelijks gebruikt. En dat is zonde. Je investeert in licenties en in je IT-omgeving, maar benut níet wat er al klaarstaat om je team te helpen. Het is alsof je een machine hebt gekocht die bijna uit zichzelf kan draaien, maar deze in de verpakking laat zitten.
De drempel zit vaak in het woord AI. Dat klinkt groot en abstract. Wanneer je het ziet als een hulpmiddel in de vertrouwde omgeving van Word, Excel, PowerPoint en Teams, wordt het veel tastbaarder. Je hoeft geen nieuwe systemen in te voeren, want je gaat alleen anders werken met wat je al hebt.
Praktische tip: Plan een kort overleg met je IT-verantwoordelijke of -leverancier en laat inzichtelijk maken welke Microsoft-licenties je nu gebruikt. Vraag daarbij heel concreet welke AI-mogelijkheden daar al bij horen. Spreek vervolgens met je team af dat iedereen in de komende week één taak met hulp van Microsoft 365 Copilot probeert uit te voeren. En laat hen vervolgens de ervaring delen in een kort overleg. Zo ontdek je op een laagdrempelige manier welke functies direct waarde opleveren.
3 | AI is geen bedreiging voor je team, maar een extra collega voor het saaie werk
Een veelgehoorde zorg is dat AI mensen overbodig maakt. Dat is begrijpelijk. Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat medewerkers vooral behoefte hebben aan ondersteuning bij het werk waar zij zelf niet gelukkig van worden. Denk aan lange notulen uitwerken, steeds dezelfde antwoorden op mails geven of informatie opzoeken in verschillende systemen.
AI kan juist bij dat soort taken een groot verschil maken. Het schrijft een eerste versie van de notulen, stelt een antwoord voor op basis van eerdere mails of haalt de belangrijkste punten uit een lang document. Jouw mensen houden tijd over voor klantcontact, kwaliteit, creativiteit én samenwerking. Precies de onderdelen waar jouw organisatie zich mee onderscheidt.
In een krappe arbeidsmarkt is dit extra belangrijk. Je wilt goed personeel niet verliezen doordat ze vastlopen in routinewerk. AI helpt om de balans te herstellen. Het zorgt ervoor dat de werkdruk omlaaggaat, zonder dat de productiviteit daalt. Sterker nog, die kan zelfs stijgen!
Praktische tip: Vraag iedere medewerker om vijf taken op te schrijven waar zij regelmatig tegenaan lopen. Taken waar zij energie op verliezen, die veel herhaling hebben of die simpelweg te veel tijd kosten. Leg deze lijstjes naast elkaar en kies per afdeling één taak die je met behulp van AI wilt aanpakken. Laat de medewerkers zelf meedenken hoe zij AI daarbij willen inzetten. Dat zorgt voor betrokkenheid en vergroot de kans dat het gebruik van AI ook echt blijft hangen in het dagelijks werk.
4 | Als jij geen richting geeft, gaat je team zelf experimenteren
Medewerkers zijn nieuwsgierig. Dat is positief, zeker als het om nieuwe technologie gaat. De keerzijde is dat veel mensen zelf al allerlei AI-tools uitproberen. Soms thuis, soms op het werk. Denk aan gratis websites of apps waarin zij teksten laten schrijven of documenten laten samenvatten.
Als organisatie heb je dan geen zicht meer op waar bedrijfsinformatie terechtkomt. Gegevens kunnen op plekken belanden waar je dat niet wilt. Zeker als al je bestanden in Microsoft 365 staan, met SharePoint, Office, Teams en OneDrive, wil je voorkomen dat collega’s stukken tekst of complete documenten buiten dat ecosysteem in openbare AI-tools plakken. Dan bestaat de kans dat gevoelige informatie op internet beschikbaar komt, terwijl je dat nooit zo bedoeld hebt.
Ook ontstaan er eigen werkwijzen die niet op elkaar zijn afgestemd. Voor je het weet gebruikt ieder teamlid een eigen AI-website. Het risico is dan dat je de regie verliest over data én security, juist op een onderwerp waar veiligheid en betrouwbaarheid zo belangrijk zijn.
Door nu zelf een duidelijke richting te geven, voorkom je dat medewerkers AI onder de radar inzetten en zo risico’s nemen. In plaats daarvan kies je voor een veilige oplossing binnen je bestaande cloudomgeving, bijvoorbeeld Microsoft 365 Copilot dat werkt met de data die toch al in SharePoint, OneDrive, Teams en Office staat. Ook maak je samen afspraken over de manier waarop AI een plek krijgt in jullie werkproces. En nodig je medewerkers uit om ideeën te delen, in plaats van dat zij in hun eentje aan het proberen zijn.
Praktische tip: Maak een korte notitie waarin je jouw AI-uitgangspunten beschrijft. Niet technisch, maar in gewone taal. Bijvoorbeeld welke soorten informatie nooit in openbare tools mogen, welke tools je als organisatie wilt stimuleren en bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen. Bespreek deze uitgangspunten in een teamoverleg en vraag meteen welke scenario’s medewerkers zelf graag op een gecontroleerde manier zouden willen uitproberen. Zo breng je veiligheid en innovatie bij elkaar.
5 | Kleine stappen nu voorkomen dure en ingewikkelde trajecten later
Veel organisaties wachten tot zij een compleet beeld hebben van alle mogelijkheden en er een groot plan op papier staat. Ze willen eerst weten wat AI over een paar jaar gaat betekenen voor hun bedrijf. Dat klinkt verstandig en toch zorgt het er vaak voor dat er weinig gebeurt. Want de praktijk verandert ondertussen sneller dan het plan dat in de la ligt.
Wie nu al in het klein begint, bouwt praktische kennis op. Je ontdekt welke processen zich goed lenen voor ondersteuning door AI en waar het nog niet rijp voor is. Je leert welke afspraken nodig zijn, welke vaardigheden je medewerkers moeten ontwikkelen én hoe je AI zo inzet dat het echt bij jullie manier van werken past.
Als er dan later een grotere stap nodig is, bijvoorbeeld een breder programma of extra tooling, kun je veel gerichter kiezen. Je weet waar de winst zit en waar de valkuilen liggen. Dat scheelt geld, tijd en frustratie. Je koopt niet een abstract AI-project, maar je investeert in iets waarvan je al hebt ervaren dat het werkt.
Praktische tip: Maak samen met een paar sleutelpersonen een eenvoudig plan voor de komende negentig dagen. Kies daarin enkele processen waar je AI op gaat testen, spreek af wie per proces eigenaar is en plan een vast moment per maand om ervaringen op te halen. Houd het licht en overzichtelijk. Een kort plan op één pagina is vaak beter dan een dik document dat in een la verdwijnt.
Case
Video
Keynote
E-book
