TAB Benelux: grip op IT, ruimte om te groeien

Een organisatie met meerdere locaties, buitendienstmedewerkers en groeiambities richting België kan zich geen stilstand veroorloven. Bij TAB Benelux draait alles om continuïteit. Van service op locatie tot digitale rapportages. Processen lopen door en klanten rekenen op snelheid én betrouwbaarheid.

In deze case vertelt Lottie Ruttenberg – algemeen directeur van TAB Benelux – hoe zij meer grip kreeg op een versnipperde IT-omgeving, waarom security en bewustwording binnen het team ineens urgent werden en wat er verandert als IT-beheer structureel wordt ingericht en uit handen wordt genomen.

TAB Benelux is specialist in energieoplossingen en actief in heel Nederland, met zo’n 80 medewerkers verspreid over meerdere vestigingen. De buitendienst werkt volledig digitaal en ook intern zijn processen afhankelijk van IT-systemen die het altijd moeten doen.

“Als één van onze programma’s niet werkt, dan kunnen we eigenlijk niks. Dan staat alles stil”, vertelt Lottie. En die afhankelijkheid maakt IT een direct onderdeel van de operatie en bepaalt dagelijks hoe het werk verloopt.

De IT-omgeving werkte, maar sloot steeds minder aan op de groei en ambities van TAB Benelux. De behoefte aan meer grip nam toe, vooral op het gebied van security en het werken in de cloud.

“We zagen dat steeds meer van onze systemen en data richting de cloud gingen, maar de vraag was hoe we dat veilig en goed inrichten en hoe je daar als organisatie ook op de juiste manier mee werkt”, legt Lottie uit. Daarbij speelde ook het gedrag van medewerkers een rol. Wat mag wel, wat niet en waar zitten risico’s. TAB Benelux wilde niet alleen blijven optimaliseren, maar toewerken naar een omgeving die ook op de langere termijn klopt.

Als IT niet werkt, ligt onze hele operatie stil.

Die stap vroeg om een partner die vooruitkijkt en meedenkt over wat eraan komt. “Wat ons aansprak is dat UniProfs kijkt naar wat eraan komt. Welke ontwikkelingen spelen er en wat betekent dat voor ons bedrijf”, zegt Lottie.

UniProfs nam het volledige IT-landschap van TAB Benelux onder de loep. Systemen en apparatuur zijn vernieuwd en zo ingericht dat ze op afstand te beheren zijn. Daardoor is TAB Benelux niet langer afhankelijk van iemand op locatie om systemen te herstarten of software te installeren. En kan er sneller worden geschakeld wanneer dat nodig is.

Een belangrijk keerpunt was het loslaten van interne IT-taken. Waar eerder nog intern naar oplossingen werd gezocht, ligt het beheer nu volledig bij UniProfs.

“We hebben gezegd: daar is UniProfs voor. Dan gebeurt het gewoon in één keer goed”, vertelt Lottie. In de praktijk betekent dit dat werkplekken, gebruikers, netwerken en security centraal worden geregeld. Tijdens kantooruren is UniProfs altijd bereikbaar en periodiek komt er iemand op locatie om de omgeving door te nemen en te optimaliseren. “En dat geeft rust. Niet alleen op IT-niveau, maar in de hele organisatie.”

Techniek alleen is niet voldoende. Daarom is er ook ingezet op bewustwording binnen het team. Medewerkers volgen bijvoorbeeld trainingen die inzicht geven in risico’s en het dagelijks gebruik van systemen. “Dat opent echt je ogen. Zeker als het gaat om wachtwoorden en hoe je met informatie omgaat”, aldus Lottie.

Daarnaast is de IT-omgeving beter inzichtelijk gemaakt. Systemen zijn in kaart gebracht en er wordt gewerkt met rapportages die ook nodig zijn voor audits en controles. “Onze accountant vraagt daar steeds meer naar. Nu zijn we daar gewoon beter op voorbereid.”

Eén van de grootste uitdagingen zit in data. Door de jaren heen is veel informatie digitaal opgeslagen, maar zonder duidelijke structuur. Samen met UniProfs werkt TAB Benelux aan meer overzicht en samenwerking, onder andere met Microsoft Teams en nieuwe toepassingen zoals Microsoft 365 Copilot.

“Er staat veel data, maar het is verspreid. Dat zijn we nu samen aan het verbeteren, zodat het overzichtelijk wordt voor iedereen”, zegt Lottie. “Nieuwe tools worden niet alleen geïntroduceerd, maar ook actief begeleid en uitgelegd. Zodat iedereen binnen de organisatie ermee kan werken en niets blijft liggen.”

De samenwerking wordt ervaren als direct en betrokken. Zonder ruis of onnodige complexiteit. “Wij houden van korte communicatielijnen. Als er iets is, wordt het opgelost en er wordt echt met ons meegedacht”, aldus Lottie. En die combinatie van snelle ondersteuning en strategisch inzicht zorgt ervoor dat TAB Benelux vooruit kan blijven kijken, zonder grip te verliezen op de dagelijkse praktijk.

De IT-omgeving van TAB Benelux is vandaag de dag stabieler, veiliger én beter georganiseerd. Er is meer inzicht, meer structuur en meer bewustzijn binnen de organisatie.

Tegelijkertijd is er ruimte ontstaan om verder te bouwen. Niet reactief, maar met een duidelijke richting. IT ondersteunt het werk, zonder in de weg te zitten. Zodat TAB Benelux kan blijven ondernemen. En altijd door kan.

Ben je benieuwd wat wij voor jou organisatie kunnen betekenen? Neem hier vrijblijvend contact met ons op.