AI-beleid en governance
Voor veilig en verantwoord AI-gebruik
AI helpt medewerkers sneller te werken en informatie slimmer te benutten. Met duidelijke afspraken geef je medewerkers ruimte om AI verantwoord te gebruiken en houdt je organisatie grip op de risico’s.
Praktisch AI-beleid
Passende governance
Microsoft AI-specialist
Persoonlijke begeleiding
Welke AI-tools mogen medewerkers gebruiken en welke gegevens mogen zij daarin verwerken? Hoe ga je om met AI-output en wie blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat?
Praktisch AI-beleid en passende governance vertalen deze keuzes naar duidelijke afspraken voor medewerkers. Zo wordt verantwoord AI-gebruik onderdeel van de dagelijkse werkwijze.
Waarom AI-beleid nodig is
Veel medewerkers gebruiken AI al in hun dagelijkse werk. Maar de organisatie heeft daar niet altijd volledig zicht op. Duidelijke afspraken helpen om grip te houden op wat medewerkers met AI doen en welke informatie zij daarbij gebruiken.
AI-beleid legt vast hoe medewerkers met AI, data en AI-output omgaan en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Je wil voorkomen dat bedrijfsgegevens, klantinformatie of vertrouwelijke documenten worden gedeeld met openbare generatieve AI-tools.
Dezelfde zorgvuldigheid is nodig bij de informatie die AI vervolgens oplevert. Een tekst, analyse of advies moet worden gecontroleerd voordat medewerkers deze gebruiken of delen. Daarbij blijft de medewerker verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en gevolgen van het eindresultaat.
Wat valt onder AI-beleid en governance?
AI-beleid legt de afspraken vast voor verantwoord gebruik van AI binnen je organisatie. Governance zorgt dat deze afspraken worden toegepast en actueel blijven. Denk aan afspraken over:
- Welke AI-tools medewerkers mogen gebruiken
- Welke data zij daarin mogen verwerken
- Hoe AI-output wordt gecontroleerd en wie verantwoordelijk is voor het eindresultaat
- Rollen en verantwoordelijkheden rond beheer, security, privacy en compliance
- Hoe nieuwe AI-toepassingen, AI Agents of koppelingen worden beoordeeld
- Hoe medewerkers worden geïnformeerd en getraind
- Hoe gebruik, risico’s en verbeterpunten worden geëvalueerd
Governance zorgt dat afspraken worden toegepast, beheerd en regelmatig geëvalueerd. Zo blijft het AI-beleid aansluiten op het gebruik van AI binnen je organisatie.
Praktische voorbeelden van afspraken
Goed AI-beleid geeft medewerkers duidelijke richtlijnen voor hun dagelijkse werk. Zo weten zij welke AI-tools en data ze mogen gebruiken en wanneer overleg nodig is met IT, security, privacy of management. Denk bijvoorbeeld aan deze afspraken:
Geen bedrijfs- of klantgegevens in publieke AI-tools
Medewerkers delen geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, klantgegevens of persoonsgegevens met publieke AI-tools die niet door de organisatie zijn goedgekeurd.
AI-output altijd controleren
AI helpt bij schrijven, samenvatten, analyseren en structureren. De output is niet altijd juist, volledig of passend bij de situatie. Daarom controleren medewerkers AI-output op inhoud, context en actualiteit voordat ze deze gebruiken of delen.
De mens blijft verantwoordelijk
AI ondersteunt medewerkers bij hun werk. Zij blijven verantwoordelijk voor het eindresultaat. Dat vraagt extra aandacht bij klantcommunicatie, juridische of financiële informatie en besluiten die gevolgen hebben voor personen.
Duidelijkheid over toegestane tools
Medewerkers weten welke AI-tools zijn goedgekeurd voor zakelijk gebruik. Denk aan Microsoft Copilot, een specifieke AI Agent of een AI-oplossing die door de organisatie wordt beheerd.
Extra controle bij gevoelige toepassingen
Bij AI-toepassingen met persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of besluiten over personen is extra controle nodig. Voor deze toepassingen gelden duidelijke voorwaarden en blijft menselijke beoordeling onderdeel van het proces.
Microsoft 365 als basis voor veilig AI-gebruik
Werk je met Microsoft 365, dan hoort AI-beleid aan te sluiten op je bestaande digitale werkomgeving. Microsoft Copilot werkt binnen Microsoft 365 en volgt de bestaande toegangsrechten. Daardoor krijgen toegangsrechten, datakwaliteit en informatiebeheer extra aandacht.
Staan bestanden op de verkeerde plek, zijn rechten te ruim ingesteld of is informatie verouderd, dan werkt Microsoft Copilot ook vanuit die inrichting. Bij AI-governance kijk je dus ook naar:
- SharePoint, Teams en OneDrive-inrichting
- Toegangsrechten en rollen
- Classificatie en labeling
- Datakwaliteit en actualiteit
- Monitoring en evaluatie
- Adoptie en bewustwording
Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving vormt de basis voor verantwoord gebruik van Microsoft Copilot en AI Agents. Zo sluiten techniek, data en afspraken op elkaar aan.
Onze aanpak
Goed AI-beleid sluit aan op je organisatie, werkomgeving en de manier waarop medewerkers AI gebruiken. Vanuit die basis werken we toe naar duidelijke afspraken en passende governance.
- Inventarisatie
Eerst brengen we in kaart welke AI-tools medewerkers gebruiken en welke toepassingen gewenst zijn. Daarbij kijken we naar Microsoft 365, Microsoft Copilot, AI Agents, data, rechten, security en bestaand beleid. - Risico’s en kaders
Vervolgens brengen we de risico’s in beeld en bepalen we welke kaders nodig zijn. Denk aan het gebruik van publieke AI-tools, gevoelige informatie, besluitvorming en AI Agents die zelfstandig acties uitvoeren. - Praktisch beleid
Op basis daarvan leggen we duidelijke afspraken vast die medewerkers begrijpen en toepassen. Hierin staat welke toepassingen zijn toegestaan, wanneer controle nodig is en wie waarvoor verantwoordelijk is. - Governance en rollen
Daarna leggen we vast hoe het AI-gebruik wordt beheerd. Rollen rond de beoordeling van nieuwe toepassingen, security, privacy en adoptie worden duidelijk verdeeld. Ook spreken we af hoe het beleid wordt geëvalueerd en bijgewerkt. - Communicatie en adoptie
Communicatie, bewustwording en training zorgen ervoor dat medewerkers de afspraken begrijpen en toepassen tijdens hun werk.
Wat levert het op?
Met goed AI-beleid en passende governance houdt je organisatie grip op AI-gebruik en krijgen medewerkers duidelijke kaders om ermee te werken. Het resultaat:
- Medewerkers weten welke AI-tools ze mogen gebruiken en hoe ze daar verantwoord mee werken
- Bedrijfs- en klantgegevens worden beter beschermd
- Medewerkers controleren AI-output voordat zij deze gebruiken of delen
- Verantwoordelijkheden rond AI-gebruik zijn helder
- Microsoft Copilot en AI Agents worden beter ingebed in de organisatie
- Risico’s rond privacy, compliance en datatoegang worden beter beheerst
- Medewerkers krijgen ondersteuning bij verantwoord AI-gebruik
Zo krijgt AI een duidelijke plek binnen je organisatie, met afspraken die passen bij je medewerkers, werkwijze en digitale omgeving.
Waarom UniProfs?
AI-beleid raakt je medewerkers én de inrichting van je digitale werkomgeving. UniProfs kent beide kanten. We vertalen kennis van Microsoft 365, security en AI naar afspraken die medewerkers begrijpen en die uitvoerbaar zijn voor IT, management en compliance.
Daarbij kijken we verder dan het beleidsdocument. Richtlijnen voor Microsoft Copilot en AI Agents sluiten aan op de inrichting van data, toegangsrechten en security. Ook helpen we medewerkers de afspraken goed toe te passen en houden we samen het beleid actueel.
Klaar voor duidelijke AI-afspraken?
Wil je grip op hoe medewerkers AI gebruiken en duidelijke afspraken maken over wat daarbij verantwoord is? Samen vertalen we dat naar praktisch AI-beleid en passende governance, afgestemd op je organisatie en Microsoft 365-omgeving.